B2B-де келіссөздердің жартысы пошта арқылы жүреді: КҰ сұрауы, шартты келісу, шот, талап-арыз. Ал бұл хат алмасудың бәрі бір менеджердің жәшігінде жатады. Ол демалыста, клиенттің хатына үш күн бойы ешкім жауап бермейді. Ол жұмыстан шықты, уағдаластықтар онымен бірге кетті. Басшы мәселе туралы клиент өзі қоңырау шалғанда біледі.
Битрикс24 қызметкерлердің жұмыс жәшіктерін қосып, хаттарды клиент карточкасына қоңыраулар, чаттар және мәмілелермен қатар жинайды. Поштаны қалай қосуды, CRM интеграциясында нені қосуды, хаттарды кім көретінін, қызметкер жұмыстан шыққанда не істеуді және bitrix24.kz тарифтерінде қандай шектеулер бар екенін талдаймыз.
Пошта CRM-нен бөлек тұрғанда не жоғалады
- Хат алмасу бір адамда. Менеджерді алмастыратын әріптес клиентпен не туралы келіскенін көрмейді.
- Карточкада тарих жоқ. Менеджер клиентке қоңырау шалады және оның кеше бухгалтерияға жазғанын білмейді.
- Жаңа мекенжайлардан келген хаттар есепке алынбайды. Ортақ мекенжайға келген сұрауды оқып, жауап берді, ал CRM-де лид те, мәміле де жоқ, есептерде бұл клиент жоқ.
- Жауап жылдамдығын ешкім көрмейді. Хат үш күн жатты, басшы бұл туралы клиенттен білді.
- Жұмыстан шығу. Жәшік өшірілді, онымен бірге уағдаластықтар мен тіркемелер жоғалды.
Жәшікті қалай қосу керек
Жәшік «Пошта» бөлімінде «Жаңасын қосу» батырмасымен немесе хат жасау кезінде тікелей CRM карточкасынан қосылады. Gmail, Outlook, Office 365, Exchange, Яндекс Пошта, Mail.ru, iCloud және компания доменіндегі корпоративтік пошта қолдау табады. Үш тәсіл бар: пошта сервисінің өзі арқылы авторизация, логин мен құпиясөз немесе қолданба құпиясөзі және IMAP пен SMTP арқылы қосу.
| Пошта қайда | Қалай қосу | Неге назар аудару |
|---|---|---|
| Gmail, Outlook, Office 365 | Сервис арқылы авторизация | Құпиясөз Битрикс24-ке берілмейді, қолжетімділікті аккаунт баптауларында қайтарып алуға болады |
| Яндекс Пошта | Авторизация немесе қолданба құпиясөзі | Ішкі қалталары синхрондалатын жалғыз сервис |
| Mail.ru | Қолданба құпиясөзі | Анықтама бойынша қолжетімділік пайдаланушы белсенділігіне байланысты: соңғы синхрондау уақытын қадағалаңыз |
| Өз доменіңіздегі пошта (хостинг немесе өз сервер) | IMAP және SMTP: сервер мекенжайлары, порттар, құпиясөз | Параметрлерді әкімші немесе хостинг береді; клиент сіздің мекенжайыңызды көруі үшін SMTP керек |
Корпоративтік пошта үшін маңызды деталь. Сыртқы SMTP арқылы жіберуді баптамасаңыз, клиент хатты noreply@сіздің-порталыңыз түріндегі мекенжайдан алады. Жауап бәрібір менеджерге барады, бірақ «Кімнен» өрісінде клиент бейтаныс мекенжайды көреді. Қосу кезінде SMTP-ны баптаңыз, сонда хаттар жұмыс мекенжайыңыздан кетеді.
CRM интеграциясы: қосу кезінде нені іске қосу керек
- CRM интеграциясы. Онсыз пошта Битрикс24-те жай ғана ашылады, ал клиент карточкалары бос. Онымен кіріс хаттар карточкаға түседі және әрқайсысына іс жасалады.
- Жүктеу кезеңі. Қосу кезінде ескі хаттарды қанша мерзімге алу керегін таңдаңыз. Шегі тарифке байланысты: 7, 30 немесе 90 күн.
- Жаңа мекенжайлар үшін не жасау. Бейтаныс мекенжайдан келген хаттан CRM лид немесе контакт жасайды. CRM режимін таңдағандай таңдаңыз.
- Жауаптылар кезегі. Хаттардан келген жаңа лидтер мен контактілер бөлінетін қызметкерлерді көрсетіңіз.
- Белгілі клиенттердің хаттары. «Белгілі клиенттердің хаттарын жауапты қызметкерлерге тағайындау» опциясын қосыңыз: тұрақты клиенттің хаты жаңа карточка жасамай, оның карточкасына оның менеджеріне барады.
Хаттар CRM-ге автоматты түрде түспесе, алдымен қалталарды синхрондау баптауларын ашыңыз. Спам үшін «Кіріс» қалтасы таңдалса, кіріс хаттар CRM-де сақталмай қалады. Бұл «клиенттің хаттары карточкада неге көрінбейді» деген сұрақтың ең жиі себебі. Сайттан келетін өтінімдерді поштаға емес, CRM-формалар арқылы қабылдаған дұрыс: сонда өтінімнің бірден дереккөзі мен жауаптысы болады.
Карточкадағы хаттармен қалай жұмыс істеу керек
Хат карточканың таймлайнынан жазылады: «Тағы», содан кейін «Хат». Жауап беруге, қайта жіберуге, 14,3 МБ-қа дейінгі файл тіркеуге болады. Әр кіріс хатқа іс жасалады, сондықтан жауап берілмеген хаттар менеджер мен басшының істер тізімінде көрінеді. Реквизиттері, КҰ немесе төлем шарттары бар типтік хаттар үшін пошта үлгілерін жасаңыз: оларға клиенттің аты, шот нөмірі және карточканың басқа өрістері қойылады.
Жауап беріп, қайта жіберсеңіз, хат алмасу бір карточкада қалады. Бірнеше клиентке «Хат жазу» батырмасымен жазсаңыз, әрқайсысының жауабы өз карточкасына келеді. Поштадағы хаттан бірден мәміле немесе тапсырма жасауға, оны әріптеспен чатта талқылауға немесе күнтізбеге кездесу қоюға болады. Роботтар жіберетін хаттар да, мысалы шотты төлеу туралы еске салулар, карточкада сақталады.
Хаттарды кім көреді
CRM карточкасындағы хатты осы карточканы көруге құқығы барлар көреді. Пошта жәшігінің өзін иесі және ол қолжетімділік ашқан қызметкерлер көреді. Портал әкімшісі мен басшы, оларға қолжетімділік берілмесе, бөгде жәшікті оқымайды. Сондықтан info@ немесе sales@ сияқты ортақ мекенжайларды бөлек жәшік ретінде қосып, бірнеше қызметкерге қолжетімділік беріңіз: ақылы тарифтерде ортақ қолжетімділігі бар жәшіктер саны шектелмейді. CRM-нің өзіне құқықтарды қалай баптауды клиенттік базаны қорғау туралы мақалада талдадық.
Менеджер жұмыстан шыққанда
Жұмыстан шыққаннан кейін қызметкердің жәшігі Битрикс24-те тағы 30 күн белсенді болып қалады: хаттар синхрондала береді, ал жәшікті «Қызметкерлердің жәшіктерін басқару» бөлімінде әріптеске беруге болады. Өшіруге 7 күн қалғанда әкімші хабарлама алады. Жәшік берілмесе, ол автоматты түрде өшіріледі. CRM-де сақталып қойған хат алмасу ешқайда жоғалмайды: хаттар мен тіркемелердің көшірмелері клиент карточкаларының істерінде сақталады.
Хаттар қанша уақыт сақталады
«Пошта» бөліміндегі хаттар сіздің пошта серверіңіздегі көшірмелер. CRM-мен және тапсырмалармен байланыспағандары «Базалықта» 7 күннен, «Стандарттыда» 30 күннен және «Кәсібиде» 90 күннен кейін Битрикс24-тен жойылады, бірақ сіздің серверіңізде қалады. CRM-де сақталғандары карточка істерінде тұрады. Тегін тарифке ауысқанда пошта синхрондауы тоқтайды. Қорытынды қарапайым: клиентке қатыстының бәрі CRM-де болуы керек.
bitrix24.kz тарифтерінде не қолжетімді
| Мүмкіндік | Тегін | Базалық | Стандартты | Кәсіби |
|---|---|---|---|---|
| Пошта және сыртқы сервистерді қосу | жоқ | иә | иә | иә |
| Бір қызметкерге жәшіктер | жоқ | 1 | 5 | 10 |
| Битрикс24-тен айына хаттар | жоқ | 10 000 | 50 000 | 100 000 |
| CRM-нен тыс хаттарды сақтау және ескілерін жүктеу | жоқ | 7 күн | 30 күн | 90 күн |
| Хаттан мәміле, тапсырма, кездесу | жоқ | иә | иә | иә |
| Қызметкерлердің жәшіктерін басқару | жоқ | жоқ | иә | иә |
| Жәшіктерді топтап қосу | жоқ | жоқ | жоқ | иә |
| Поштадағы құқықтардың рөлдік моделі | жоқ | жоқ | жоқ | иә |
Тарифтер бағасы Битрикс24 лицензиялары бетінде. Әр менеджердің бір жұмыс жәшігі болса, шағын командаға «Базалық» жеткілікті. «Стандартты» қызметкердің бірнеше жәшігі болғанда, ескі хаттар бір аптадан ұзақ маңызды болғанда немесе басшыға барлық қызметкерлердің жәшіктерін бір терезеде көру керек болғанда қажет.
Жиі кездесетін қателер
- Жәшікті CRM интеграциясынсыз қосу: пошта Битрикс24-те ашылады, бірақ клиент карточкаларында бос.
- Спам үшін «Кіріс» қалтасын таңдау: хаттар CRM-де автоматты түрде сақталмай қалады.
- Корпоративтік пошта үшін SMTP баптамау: клиент жіберушіде порталдың бейтаныс мекенжайын көреді.
- Ортақ мекенжайды бір қызметкердің жеке жәшігінде ұстау: демалыста немесе жұмыстан шыққаннан кейін хаттар тұрып қалады.
- Жұмыстан шыққан қызметкердің жәшігін 30 күн ішінде бермеу: ол автоматты түрде өшіріледі.
- Outlook немесе Mail.ru-да хаттарды ішкі қалталарға бөлу: ішкі қалталардағы хаттар синхрондалмайды.
