Сату бөліміндегі таныс көрініс: клиент шот сұрайды, менеджер өткен жылғы Word файлын ашады, БСН мен ЖСК-ны хаттан көшіреді, позицияларды мәміледен қайта тереді және нөмірді «соңғысынан кейінгі» деп қояды. Бір аптадан кейін бухгалтер басқа біреудің Кбе-сі бар шотты, мәмілемен сәйкес келмейтін соманы және бір нөмірлі екі құжатты табады. Ал файлдардың өзі менеджердің поштасында жатыр, ол демалыста болғанда оларды табатын ешкім жоқ.
Битрикс24-те бұл үшін кірістірілген генератор бар — «CRM құжаттары». Үлгі бір рет бапталады, ал әрі қарай шот, акт немесе КҰ мәміле карточкасынан бірнеше рет басу арқылы жиналады: екі тараптың деректемелерімен, тауарларымен, жазбаша сомасымен, нөмірімен, мөрі мен қолымен. Қазақстанға арналған үлгілерде не бар екенін, өз үлгіңізді қалай жасауды, нөмірлеу мен роботтарды қалай баптауды, bitrix24.kz-тің қай тарифінде не қолжетімді екенін және генератор нені істемейтінін талдаймыз.
Бұл қалай жұмыс істейді: үлгі және мәміле деректері
Үлгі — нақты деректердің орнына фигуралық жақшадағы өріс кодтары тұрған кәдімгі Word құжаты: {MyCompanyRequisiteRqCompanyName} — сіздің компанияңыздың атауы, {RequisiteRqBin} — клиенттің БСН-і, {TotalSum} — төлеуге жататын қорытынды. Менеджер мәмілені ашып, «Құжат» батырмасын басады да үлгіні таңдайды — CRM деректерді қойып, файлды жасайды. Құжатты лидтен, мәміледен, контактіден, компаниядан, шоттан, коммерциялық ұсыныстан немесе смарт-процестен жасауға болады.
- Сіздің деректемелеріңіз — «Менің деректемелерім» бөлімінен: атауы, БСН, мекенжай, директор, бас бухгалтер, ЖСК, БСК және Кбе көрсетілген банк. Заңды тұлғалар бірнешеу болса, құжат негізгісінен жасалады, ал нақты құжатта компанияны «Менің компаниям» өрісінде ауыстыруға болады.
- Клиенттің деректемелері — мәмілеге байланған компанияның немесе контактінің деректемелерінен.
- Тауарлар мен қорытындылар — мәміле тауарларынан: атауы, саны, өлшем бірлігі, бағасы, сомасы, салық, жазбаша қорытынды.
- Нөмір мен күн — үлгі баптауларында таңдалған нөмірлегіштен.
- Мөр мен қол — сіздің компанияңыздың деректемелеріне жүктелген суреттер.
Жасалған құжат мәміленің таймлайнында және «Құжат → Құжаттар тізімі» жалпы тізімінде сақталады. Оны «Құжатты өңдеу» батырмасымен түзетуге, PDF немесе DOCX форматында жүктеуге және клиентке жіберуге болады: PDF тіркелген хатпен, провайдер қосылған болса SMS арқылы немесе ашық желі чатына сілтемемен. Деректемелер толтырылмаса, құжаттағы өріс бос қалады, сондықтан баптау әрқашан үлгіден емес, деректемелерден басталады.
Қазақстанға арналған үлгілер: жинақта не бар
Ресейлік үлгілерден басқа, Битрикс24-те басқа елдерге арналған үлгілер бар. Қазақстандық жинақ мәміле карточкасынан орнатылады: «Құжат → Жаңа үлгі қосу», содан кейін тісті доңғалақ → әдепкі үлгілерді жүктеу → Қазақстан → орнату. Біз бұл жинақты 2026 жылдың күзінде талдадық:
| Үлгі | Ішінде не бар | Іске қоспас бұрын нені түзету керек |
|---|---|---|
| Шот (Қазақстан) | Төлем тапсырмасының үлгісі бар төлем шоты: бенефициар, БСН, ЖСК, Кбе, банк және БСК; тауарлар, салық, жазбаша қорытынды | «Төлем мақсатының коды» жолы бос — ТМК-ны жазыңыз. Қызмет сатсаңыз, тауарды өзі алып кету туралы мәтінді алып тастаңыз |
| Акт (Қазақстан) | Р-1 нысаны бойынша орындалған жұмыстар (көрсетілген қызметтер) актісі — Қаржы министрлігінің № 562 бұйрығына 50-қосымша | Кесте қызметтерді шығарады; «Шарт (келісімшарт)» жолын өз шартыңызға сай толтырыңыз |
| Коммерциялық ұсыныс (Қазақстан) | Сіздің компанияңыз бен жауапты менеджердің байланыстары бар КҰ | Сәлемдесу мен соңғы абзацты өз үніңізбен қайта жазыңыз |
| Жүкқұжат (Қазақстан) | Қорларды жағына босатуға арналған жүкқұжат, З-2 нысаны — 26-қосымша | Кесте тауарларды шығарады; босату мен алуға қолды қолмен қояды |
| Сенімхат (Қазақстан) | Активтерді алуға сенімхат, Д-1 нысаны — 6-қосымша | Алушының аты-жөні мен куәлігін қолмен толтырады |
| Шот-фактура (Қазақстан) | ҚҚС бар қағаз шот-фактура | ҚҚС төлеушілер шот-фактураларды ЭШФ АЖ-да электрондық түрде жазады — қағаз үлгі әдетте қажет емес |
Дайын үлгі — клиентке арналған құжат емес, дайындама. Алдымен оның атауын өзгертіңіз: үлгі атауы файл атауына айналады, ал клиент жақшада ел белгісі бар тіркеме алады — Битрикс24 анықтамасында мұндай хат спамға ұқсайтыны тікелей ескертілген. Содан кейін нақты деректемелері бар сынақ мәмілесі бойынша құжат жасап, оны клиент оқитындай толық оқып шығыңыз: бос өрістер, артық сөйлемдер, ҚҚС мөлшерлемесі, жазбаша сома.
Өз үлгіңіз: шарт және спецификация
Шарт әр компанияда өзінше, заңгермен келісілген, сондықтан оны әрдайым дерлік өз үлгісі ретінде жасайды. Тәртібі мынадай:
- Қолданыстағы редакцияны Word-та алыңыз және нақты деректерді кодтармен ауыстырыңыз: клиент атауы — {RequisiteRqCompanyName}, БСН — {RequisiteRqBin}, директор — {RequisiteRqDirector}, сома — {TotalSum}, оның ішінде ҚҚС — {TotalTax}. Кодтардың толық тізімі мәміле карточкасында бар: «Құжат → Жаңа үлгі қосу», тісті доңғалақ → өрістер тізімі.
- Тауарларды кесте жолымен шығарыңыз. Тауар кодтары бір жолда тұрса, CRM оны әр позиция үшін қайталайды. Кестесіз тізім үшін {PRODUCTS.BLOCK_START} … {PRODUCTS.BLOCK_END} блогы бар.
- Шарт нөмірін, жеткізу мерзімін, төлем шарттарын мәміленің пайдаланушы өрістері ретінде қосыңыз — оларды да үлгіге қоюға болады.
- 2 МБ-қа дейінгі DOCX ретінде сақтап, жүктеңіз «Жүктеу» батырмасымен. Баптауларда атауын, үлгі байланған CRM бөлімі мен воронканы және қолжетімділікті — барлығына, бөлімге немесе нақты қызметкерлерге — көрсетіңіз.
- Үш-бес нақты мәміледе тексеріңіз — ЖШС және ЖК, тауарлар мен қызметтер, ҚҚС-пен және ҚҚС-сыз.
Үлгі воронкаға байланады. Тауар сату мен қызмет сату әртүрлі воронкаларда жүрсе, әрқайсысының өз құжаттары болады, ал менеджер жеткізу шартын қызмет шартымен шатастырмайды. Смарт-процестердегі құжаттар — мысалы, шарттардан немесе тендерлерден — дәл осылай басып шығарылады; смарт-процестердің қалай құрылғанын жеке мақалада талдадық.
Құжат нөмірі: нөмірлегіш
Нөмірді нөмірлегіш қояды. Оны CRM → Тағы → Баптаулар → CRM баптаулары → Нөмірлегіш бөлімінде немесе тікелей үлгіде — «Қолданылатын нөмірлегіш» өрісінің жанындағы «Жасау» батырмасымен жасайды. Нөмір бөліктерден жиналады: префикс, реттік нөмір, күн, ай, жыл, мәміленің немесе клиенттің ID-і. Санауыш үшін ұзындық пен толтырғыш таңба, қадам және жұмыс кезеңі беріледі: тұрақты, бір күн, ай немесе жыл ішінде.
- Жылдар бойынша шоттар: «СЧ» префиксі, жыл және жылына бір рет нөлденетін төрт цифрлы нөмір — СЧ-2026-0147.
- Актілерді өтпелі нөмірлеу, егер бухгалтерия есепті солай жүргізсе: «АВР» префиксі және нөлденбейтін санауыш.
- Бірнеше ЖШС: барлық компанияларға өтпелі нөмірлеу опциясы өшірулі — әр заңды тұлғаның өз нөмірлері болады.
- Уақыт белдеуін өзіңіздікін таңдаңыз: әдепкі бойынша нөмірлегіш сервер уақытымен жұмыс істейді, ал жылдық нөлдеу түн ортасында болмауы мүмкін.
Шоттар қатар 1С-та да жазылса, кімнің нөмірі басты екенін келісіп алыңыз. Екі санауыш клиентке бір шотқа екі түрлі нөмір береді, ал бухгалтерияға салыстыру кезінде шатасу тудырады. CRM мен 1С сандары неге алшақтайтынын және оны қалай түзетуге болатынын CRM мен 1С-тағы айналым туралы мақаладан оқыңыз.
Мөр мен қол
Мөр мен басшы қолының суреттері сіздің компанияңыздың деректемелеріне және оның карточкасына жүктеледі. Әрі қарай екі нұсқа бар: нақты құжаттың «…» мәзірінде мөр мен қолды қосу немесе үлгі баптауларында «Қолымен және мөрімен» опциясын белгілеу — сонда олар осы үлгі бойынша әр құжатта пайда болады. Өз үлгіңізде олардың орнын {MyCompanyRequisiteRqStamp} және {MyCompanyRequisiteRqSignature} кодтарымен белгілейді.
Роботтар: құжат қажетті кезеңде пайда болады
Менеджер құжаттарды қолмен жинамауы үшін «Құжаттарды ресімдеу» тобындағы «Құжат жасау» роботын қолданады. Оны воронка кезеңіне қояды: робот таңдалған үлгі бойынша құжат жасайды, мөр мен қолды қояды, сіздің компанияңыз бен деректемелерді таңдайды, жария сілтеме жасап, PDF-ті күте алады — сонда келесі робот клиентке дайын файлды жібереді.
- «КҰ жіберілді» — робот үлгі бойынша КҰ жасайды, клиентке PDF тіркелген хат кетеді.
- «Шот жазылды» — мөрі мен қолы бар шот, оған сілтеме хатпен немесе клиентпен чатта жіберіледі.
- «Жұмыстар тапсырылды» — Р-1 нысаны бойынша акт және бухгалтерге мерзімі бар ЭШФ жазу тапсырмасы. CRM-ді ЭШФ-пен және 16% ҚҚС-пен қалай байланыстыруды 2026 жылғы ҚҚС туралы мақалада талдадық.
bitrix24.kz-тің қай тарифінде не бар
| Мүмкіндік | Қай тарифтен бастап |
|---|---|
| CRM құжаттары: дайын және өз үлгілері, үлгі файлы 2 МБ-қа дейін | «Базалық» |
| Құжат үлгілеріне қол жеткізу құқықтары | «Базалық» |
| Шоттар және мәміледен шот жасау | «Базалық» |
| Мәмілелердегі роботтар мен триггерлер | «Базалық» |
| Коммерциялық ұсыныстар жеке бөлім ретінде, КҰ-ны мәміле мен шотқа айналдыру | «Стандартты» |
| Тұрақты шоттар | «Стандартты» |
| Құжаттарды күрделі келісуге арналған бизнес-процестер | «Кәсіби» |
Үлгі бойынша КҰ-ны тікелей мәміледен «Базалық» тарифте де жасауға болады. «Ұсыныстар» бөлімі КҰ-ны өз кезеңдері бар жеке объектілер ретінде жүргізіп, мәмілеге немесе шотқа айналдыру керек болса ғана қажет. Өзекті бағалар — Битрикс24 лицензиялары бетінде.
Құжат генераторы нені істемейді
- ЭШФ пен ТІЖ жазбайды. CRM-дегі шот пен электрондық шот-фактура — әртүрлі құжаттар: ЭШФ-ты ЭШФ АЖ-да немесе 1С-та жазып, ЭЦҚ-мен қол қояды. CRM бухгалтерге еске салып, ЭШФ нөмірін мәміледе сақтай алады.
- ЭЦҚ-ны алмастырмайды. PDF-тегі мөр мен қол — деректемелердегі суреттер.
- Өзара есеп айырысуды жүргізбейді. Төлемдер, қарыздар және салыстыру актілері 1С-та болады, оларды CRM-ге интеграция көшіреді — толығырақ 1С-пен интеграция бетінде.
- Деректерді түзетпейді. Құжат карточкада жазылғанды алады: деректемелердегі қате БСН — әр шоттағы қате БСН.
Жиі кездесетін қателер
- Клиенттің деректемелері енгізілмеген. Менеджер БСН мен ЖСК-ны құжатқа қолмен жазады, ал келесі шотта бәрі қайталанады. Деректемелерді компания карточкасында бір рет толтырады, ал клиенттің бірнеше заңды тұлғасы болса — әрқайсысына жеке деректемелер, компаниялар дубльдері туралы мақаладағыдай.
- ҚҚС мөлшерлемесі үлгіге мәтінмен жазылған. «Оның ішінде ҚҚС 12%» деген сөз кез келген салық реформасынан аман қалады. Салық кодтарын қолданыңыз, сонда мөлшерлеме тауарлардан алынады.
- Соманы мәміледе емес, құжатта түзетеді. «Құжатты өңдеу» тек файлды өзгертеді: мәміле, есептер және келесі құжат ескі сомамен қалады.
- Барлық жағдайға бір үлгі. Тауарлар мен қызметтер, ҚҚС-пен және ҚҚС-сыз, ЖШС мен ЖК — менеджерлерге нені сызып тастау керегін түсіндіргеннен гөрі, қажетті воронкаларға байланған екі-үш үлгі ұстаған оңай.
- Деректемелер өзгергеннен кейін үлгі қайта тексерілмеген. Банк немесе директор ауысты — сынақ құжатын жасап, шот клиентке кетпей тұрып тексеріңіз.
Жиі қойылатын сұрақтар
Тегін тарифте құжат генераторы бар ма?
Битрикс24-те Р-1 нысаны бойынша акт жасауға бола ма?
Битрикс24 ЭШФ жаза ма?
Клиент құжатты қандай түрде алады?
Бірнеше ЖШС атынан құжат шығаруға бола ма?
Үлгіні қазақ тілінде жасауға бола ма?
Шоттар мен актілер әлі де Word-та жиналып жатса, бізге жазыңыз. Деректемелерді толтырамыз, сіздің нысандарыңызға үлгілер жасаймыз, кезеңдерге нөмірлеу мен роботтарды баптаймыз және бәрін нақты мәмілелеріңізде тексереміз. Баптауға тағы не кіретіні — автоматтандыру бетінде.
