Битрикс24-тегі мәмілелер воронкасы сату үшін ойластырылған: клиент, сома және оның сатып алу мүмкіндігі бар. Бірақ жарты жыл жұмыстан кейін оған әдетте бәрі түсе береді. Мемлекеттік сатып алуларға қатысатын бөлім «Құжаттаманы зерттеп жатырмыз» және «Өтінім бердік» кезеңдерін қосады. Заңгер «Шарт келісуде» бағанын сұрайды, сервис — «Рекламация». Нәтижесінде конверсия ешқашан сату болмаған мәмілелер бойынша есептеледі, менеджер жиырма бағаннан тұратын канбанды парақтайды, ал заңгерге бүкіл клиенттік базаға қолжетімділік ашық.
Мұндай объектілер үшін Битрикс24-те смарт-процестер бар — өз өрістері, кезеңдері, роботтары және құқықтары бар жеке CRM нысандары. Смарт-процестің не екенін, ол қашан шынымен керек, ал қашан тағы бір воронка жеткілікті болатынын, Қазақстандағы компаниялар үшін бес сценарийді және бір жұмысты екі рет жүргізбеу үшін бәрін мәмілелермен қалай байланыстыру керегін талдаймыз.
Смарт-процесс деген не — қарапайым тілмен
Мәміле, контакт және компания — CRM-нің стандартты объектілері. Смарт-процесс оларға өзіңіздікін қосуға мүмкіндік береді: өз атауымен, өрістер жиынтығымен, канбанымен және автоматтандыруымен. Битрикс24 анықтамасында жануарлар базасы керек ветклиника мен пәтерлер базасы бар жылжымайтын мүлік агенттігінің мысалдары келтірілген. B2B-де бұл әдетте шарттар, тендерлер, рекламациялар, сатып алуға өтінімдер және қызмет көрсетудегі клиент жабдығы.
Смарт-процесті жасағанда оған тек қажеттісін қосады:
- Канбаны бар өз воронкалары мен кезеңдері — және элементтерді воронкалар арасында ауыстыруға арналған туннельдер.
- Роботтар мен триггерлер — олар кезеңдер қосулы болғанда ғана жұмыс істейді; күрделі сценарийлер үшін бизнес-процестер дизайнері бар.
- Клиент, дереккөз, бақылаушылар, басталу және аяқталу күндері — карточкаға қосуға болатын жүйелік өрістер.
- Карточкадан тікелей үлгі бойынша құжаттарды басып шығару және каталогтағы тауарлар.
- Мәмілелермен, контактілермен, компаниялармен және басқа смарт-процестермен байланыстар — олардың карточкаларында байланысты элементтер қойындысымен.
- Тұрақтылық — элементтер кесте бойынша өздігінен жасалады: күн сайын, апта, ай, жыл сайын немесе өз аралығыңызбен.
Әр смарт-процестің қол жеткізу құқықтары жеке және CRM-нің жалпы құқықтарында бапталады. Смарт-процесті тек веб-нұсқада жасауға болады, ал оның элементтерімен мобильді қосымшада да жұмыс істеуге болады.
Смарт-процесс пе, әлде тағы бір мәміле воронкасы ма
Жобалаудағы басты сұрақ — «қалай баптау керек» емес, «бұл қандай объект». Біз қолданатын ереже: объектінің клиенті, сомасы және сатып алу ықтималдығы болса — бұл сату, оның орны мәмілелер воронкасында. Объектінің өз өмірлік циклі, өз өрістері және өз жауаптылары болса — бұл смарт-процесс.
| Сұрақ | Тағы бір мәміле воронкасы | Смарт-процесс |
|---|---|---|
| Бұл сомасы мен ықтималдығы бар сату ма? | Иә — мысалы, ұзарту немесе қызметтерді сату | Жоқ — шарт, тендер, рекламация, қызмет көрсету объектісі |
| Өрістер мәміледен өзгеше ме? | Шамамен сол | Өзіндік: лот нөмірі, беру мерзімі, рекламация себебі |
| Бір сатуға мұндай объект қанша? | Бірге бір | Бірнеше: бір мәміле бойынша екі шарт немесе үш рекламация |
| Олармен кім жұмыс істейді? | Сату менеджерлері | Заңгер, тендер маманы, сервис — әрқайсысы өз құқықтарымен |
| Бөлек статистика керек пе? | Жоқ, сату есептері жеткілікті | Иә — сатумен араласпаған өз мерзімдері мен нәтижелері |
| bitrix24.kz тарифі | «Базалық» — 5 воронка, «Стандартты» — 10, «Кәсіби» — 20 | Тек «Кәсіби» және «Энтерпрайз» |
«Стандартты» тарифте болсаңыз, жеке мәміле воронкасы — жұмыс істейтін ымыра: оның өз кезеңдері мен роботтары бар, ал негізгі воронкамен оны туннель байланыстырады. Кемшілігі — бұлар бәрібір мәмілелер: олар жалпы сату есептеріне түседі және оларды сүзіп отыруға тура келеді. CRM режимдерінің қалай құрылғанын лидтер мен мәмілелер туралы мақалада талдадық.
Қазақстандағы компаниялар үшін бес сценарий
Тендерлер және мемлекеттік сатып алулар
goszakup.gov.kz-тегі немесе Самұрық-Қазына сатып алуларына қатысатын компаниялар оларды көбіне Excel-де немесе тікелей мәмілелердегі кезеңдермен жүргізеді. «Тендер» смарт-процесінде әр сатып алудың өз карточкасы бар: хабарландыру нөмірі, компаниялар базасындағы тапсырыс беруші, лот сомасы, беру мерзімі, құжаттамаға сілтеме, өтінімді қамтамасыз ету керек пе.
- Кезеңдер: табылды → құжаттаманы зерттеп жатырмыз → өтінім дайындап жатырмыз → бердік → қорытынды → ұттық немесе ұтылдық.
- Роботтар: беру мерзіміне үш күн қалғанда жауаптыға тапсырма, «Ұттық» кезеңіне өткенде басшыға хабарлама.
- Есеп: қанша сатып алуға қатыстық, қаншасын қандай сомаға ұттық — сатудан бөлек.
Шарттар және келісу
Шарт — жеке объект: бір мәміле бойынша олар бірнеше болуы мүмкін, олардың өз кезеңдері мен өз жауаптысы — заңгер бар. Мәміле «Шарт» кезеңіне жеткенде «Смарт-процесс элементін жасау» роботы шартты қажетті воронка мен кезеңде жасайды, соманы ауыстырады және мәмілеге сілтемені сақтайды. Құжат шарт карточкасынан тікелей үлгі бойынша басып шығарылады. Мәміле сәтті болғанда «Смарт-процесс элементін өзгерту» роботы шартты «Қол қойылды» кезеңіне ауыстырады — бұл сценарий Битрикс24 анықтамасында да сипатталған.
Рекламациялар және қайтарулар
Рекламацияны компанияға және тауар жөнелтілген мәмілеге байлау ыңғайлы. Кезеңдер: алынды → диагностика → шешім → ауыстыру немесе қайтару → жабылды. Роботтар сервиске тапсырма қояды, клиент менеджеріне хабарлайды және жауап беру мерзімін еске салады. Рекламациялар есебі қай тауарлар мен жеткізушілер көбірек проблема тудыратынын көрсетеді — әрі сату конверсиясын бұзбайды.
Жоспарлы техникалық қызмет көрсету
Клиенттердің жабдығына қызмет көрсетсеңіз, «ТҚК» элементін тұрақты етуге болады: Битрикс24 оны кесте бойынша өзі жасайды — мысалы, тоқсанына бір рет — жауаптысымен және мерзімімен. Бірінші элемент қолмен жасалып, үлгіге айналады. Тоқсан сайынғы жоспарлы техникалық қызмет көрсету — вендор анықтамасындағы мысалдардың бірі.
Ішкі өтінімдер: сатып алу, төлем, іссапарлар
Бәрі клиенттермен байланысты емес. Жеткізушіден сатып алуға, шоттарды төлеуге немесе іссапарларға өтінімдерді цифрлық жұмыс орнына шығаруға болады — бұл «Автоматтандыру» ішіндегі бір бөлімнің смарт-процестерін жинайтын жеке бөлім. «Кәсіби» тарифте мұндай орындар 20-ға дейін, «Энтерпрайзде» — 150-ге дейін.
Смарт-процесті мәмілемен қалай байланыстыру керек
Тендер, шарт және мәміле бөлек жүргізіліп, деректер қолмен көшірілсе, смарт-процестің мәні жоғалады. Байланыс үш қабатта бапталады:
- Баптаулардағы байланыстар. Смарт-процесті жасағанда мәмілелер мен компанияларға байлауды және «Карточкаға байланысты элементтер тізімін қосу» опциясын қосыңыз — мәміледе оның шарттары мен рекламациялары бар қойынды пайда болады.
- Мәміледегі роботтар. «Смарт-процесс элементін жасау» — воронка мен кезеңді таңдап, соманы ауыстырып және ағымдағы мәмілемен байланыстырып. «Смарт-процесс элементін өзгерту» — кезеңді немесе жауаптыны ауыстыру; ID бойынша сүзгі міндетті. «Смарт-процесс элементі туралы ақпарат алу» — шарт өрістерін клиентке хатқа қою.
- Бизнес-процестер — күрделірек логика керек болғанда: тізбек бойынша келісу, сома бойынша шарттар, шарттардың әр түрі үшін әртүрлі бағыттар. Мысалдар — бизнес-процестердің 12 сценарийі туралы мақалада.
Интеграциялар үшін смарт-процестер элементтері REST арқылы қолжетімді — смарт-процесс түрінің идентификаторымен crm.item.* әдістері арқылы. Осылай оларды 1С-пен немесе сыртқы сервиспен байланыстырады; есеп жүйесімен алмасудың қалай құрылғанын 1С-пен интеграция туралы мақалада талдадық.
Неден бастау керек: бес қадам
- Өз орнында емес объектілерді табыңыз: сатуға қатысы жоқ мәмілелердегі кезеңдер, CRM-нің жанындағы Excel-кестелер, хат алмасудағы шарттар.
- Әрқайсысы үшін карточка мен кезеңдерді сипаттаңыз — қандай өрістер керек, әр кезеңде кім жауап береді, нәтиже не болып саналады.
- Смарт-процесті жасап, тек қажетті опцияларды қосыңыз: кезеңдер, роботтар, клиент, құжаттарды басып шығару, мәмілелермен байланыс. Артық ауыстырғыш — карточкадағы артық өріс.
- Құқықтарды баптаңыз. Заңгерге — шарттар, сервиске — рекламациялар, бүкіл сату базасына қолжетімділіксіз. Толығырақ — клиенттік базаны қорғау туралы мақалада.
- Мәмілелермен роботтар арқылы байланыстырып, үш-бес нақты мысалда тексеріңіз, қалғанының бәрін көшірмес бұрын.
Жиі кездесетін қателер
- Шын мәнінде сату болып табылатын нәрсеге смарт-процесс. Ұзарту мен қосымша сату — бұл мәмілелер, әйтпесе олардың сомалары сату есептерінен түсіп қалады.
- Мәміленің барлық өрістерінің көшірмесі. Смарт-процестің артықшылығы — оның карточкасында тек қажеттісі ғана.
- Мәмілемен байланыс жоқ. Онда менеджер мен заңгер бір нәрсені екі рет жүргізеді, ал деректер алшақтайды.
- Құқықтар «қалай болса солай» қалды. Рөлдерге әр смарт-процеске қолжетімділікті анық беру керек, әйтпесе заңгер шарттарды көрмейді немесе артығын көреді.
- Тариф ескерілмеді. Смарт-процестер тек «Кәсіби» және «Энтерпрайз» тарифтерінде бар. Тарифті төмендетуді жоспарласаңыз, алдымен бұл деректер қайда болатынын шешіңіз.
Жиі қойылатын сұрақтар
«Стандартты» тарифте смарт-процестер бар ма?
Қанша смарт-процесс жасауға болады?
Смарт-процестің бизнес-процестен айырмашылығы неде?
Смарт-процестен шартты немесе актіні басып шығаруға бола ма?
Смарт-процесс элементін мәміледен автоматты түрде жасауға бола ма?
Смарт-процестермен API арқылы жұмыс істеуге бола ма?
Мәмілелер воронкаңызда тендерлер, шарттар немесе рекламациялар жүріп жатса, бізге жазыңыз. Қай объектілерді смарт-процестерге шығарған жөн, ал қайсысын воронкаларда қалдыру керегін талдап, мәмілелермен байланыстарды баптаймыз. Баптауға тағы не кіретіні — автоматтандыру бетінде.
