WhatsApp-тағы тапсырма, жиналыстағы уағдаластық, «жұмада еске салшы» — бір аптадан кейін тапсырманы басқаша түсінгені, кейінге қалдырғаны немесе жай ұмытып кеткені белгілі болады. Әдетте мәселе адамдарда емес: тапсырманың бір орындаушысы, мерзімі және түсінікті нәтижесі жоқ, ал басшы мәселені өзі сұрағанда ғана біледі.
Битрикс24-те әр тапсырма — орындаушысы, соңғы мерзімі және есебі бар карточка. Басшы бөлімнің мерзімі өткен тапсырмалары мен жүктемесін кабинеттерді аралап жүрмей-ақ көреді, ал қайталанатын істер өздігінен жасалады. Тапсырманы орындалатындай қалай қою керектігін, қандай бақылау құралдары бар екенін және олардың қайсысы bitrix24.kz тарифтерінде қолжетімді екенін талдаймыз.
Тапсырмалар неге орындалмайды
- Тапсырма чатта батып кетті. Мессенджердегі хабарлама жоғары кетіп қалды, ал орындаушының істер тізімінде ол жоқ.
- Мерзім жоқ. «Уақыт болғанда» іс жүзінде «ешқашан» дегенді білдіреді: соңғы мерзімі жоқ тапсырманың мерзімі өтпейді, оны ешкім есіне алмайды.
- Орындаушы бірнешеу. Үш адам жауап берсе, ешкім жауап бермейді — әркім мұны басқасы істеп жатыр деп ойлайды.
- Нәтиже түсініксіз. Орындаушы тапсырманы бітті деп санайды, тапсырма қоюшы — жоқ, және әңгіме қайтадан басталады.
- Ешкім тексермейді. Тапсырмаларды «белгі қою үшін» жабады, өйткені жабылғаннан кейін оларды ешкім ашпайды.
- Қайталанатын істер есте сақталады. Ай сайынғы салыстыру немесе есеп бір адамның есіне байланысты.
Тапсырма орындалуы үшін оны қалай қою керек
Ереже қарапайым: әр тапсырманың бір орындаушысы, соңғы мерзімі және түсінікті нәтижесі болады. Қалған өрістер көмектеседі, бірақ осы үшеуі — міндетті.
| Өріс | Не жазу керек | Мысал |
|---|---|---|
| Атауы | Етістік пен нысан — не істеу керек | «Сайттағы өтінім бойынша КҰ дайындау» |
| Сипаттамасы | Контекст және дайындық белгісі | «Бағалар — қарашадағы прайстан, жеткізу мерзімін қоймадан нақтылау» |
| Орындаушы | Нәтижеге жауап беретін бір адам | Сату менеджері |
| Қоса орындаушылар | Жұмыстың өз бөлігін істейтіндер | Қойма маманы |
| Бақылаушылар | Барысын көруі керек, бірақ орындамайтындар | Сату бөлімінің басшысы |
| Соңғы мерзім | «Шұғыл» емес, күн мен уақыт | Жұма, 12:00 |
| Чек-парақ | Қадамдар, егер олар үштен көп болса | Бағалар → мерзімдер → келісу → жіберу |
| Нәтиже | Аяқтағанда орындаушы не тіркейді | КҰ файлы және клиентке жіберілген хатқа сілтеме |
Тапсырманы «Тапсырмалар» бөлімінен ғана емес, чаттағы хабарламадан, CRM-дегі мәміледен немесе клиент карточкасынан, хаттан да қоюға болады. bitrix24.kz-те тапсырмалардың CRM-мен және поштамен интеграциясы «Базалықтан» бастап жұмыс істейді, ал аудио- және бейнехабарламалардан AI көмегімен тапсырма қою — барлық тарифтерде.
Жиналыссыз бақылау
«Мәртебелер бойынша» жиналыс мәртебені көретін жер болмағанда керек. Битрикс24-те оны төрт құрал алмастырады: міндетті нәтиже, аяқталғаннан кейінгі тексеру, тиімділік және «Руковожу» бөлімі.
Міндетті нәтиже
Тапсырма карточкасында нәтиже талабын қосуға болады: орындаушы есеп — мәтін, файл, сілтеме немесе тапсырма чатындағы хабарлама — тіркемейінше тапсырманы жаба алмайды. Мұндай тапсырманы есепсіз тек портал әкімшісі, тапсырма қоюшы мен оның басшысы, сондай-ақ орындаушылардың басшылары аяқтай алады. bitrix24.kz-те — «Базалықтан» бастап.
Аяқталғаннан кейінгі тексеру
«Тапсырманы аяқталғаннан кейін бақылау» опциясы тапсырманы қоюшыға қайтарады: орындаушы оны аяқтағанда, тапсырма қоюшы хабарлама алады және жұмысты қабылдайды немесе тапсырманы пысықтауға жібереді. Оны қате қымбатқа түсетін жерде қосыңыз — шарттар, төлемдер, тиеп жөнелту. Бақылауды бәріне қатарынан қойсаңыз, тексерулер басшының бүкіл күнін алады. bitrix24.kz-те — «Стандарттыдан» бастап.
Тиімділік
Битрикс24 тиімділікті қызметкер орындаушы немесе қоса орындаушы болған тапсырмалар бойынша есептейді: тиімділік = 100 − (ескертулер / кезеңдегі жұмыстағы тапсырмалар) × 100. Ескерту — бұзылған соңғы мерзім; тапсырманың мерзімі екі рет өтсе, ескерту де екеу. Анықтамадағы мысал: айына 10 тапсырма, оның 2-еуінде мерзім бұзылған — тиімділік 80%. Қызметкердің өзіне қойған тапсырмалары есептелмейді, сондықтан көрсеткішті «жасанды көтеру» мүмкін емес. bitrix24.kz-те — «Стандарттыдан» бастап. Көрсеткішті сыйақыға қалай байланыстыруды сату бөлімінің KPI туралы мақалада талдадық.
«Руковожу» бөлімі
Бұл барлық бағыныштылар бойынша жиынтық: әрқайсысы қанша тапсырманы орындап жатыр, қаншасын тапсырды, қаншасына көмектесіп, қаншасын бақылап отыр — тиімділік бойынша сұрыптаумен. Бөлімді тек компания құрылымында басшы болып тағайындалғандар көреді, сондықтан алдымен құрылымды — бөлімдер мен олардың басшыларын толтырыңыз. bitrix24.kz кестесі бойынша «Руковожу» және тапсырмаларды делегирлеу «Кәсібиден» бастап қолжетімді.
Қайталанатын тапсырмалар және бөлімге берілетін тапсырмалар
Тұрақты тапсырмалар кесте бойынша өздігінен жасалады — күн сайын, аптаның таңдалған күндерінде, айына немесе жылына бір рет — басталу күнімен және аяқталу шартымен: күні бойынша, қайталау саны бойынша немесе шектеусіз. Мысалы, айдың 25-і күні бухгалтер «Дебиторлық берешекті 1С-пен салыстыру» тапсырмасын, ал әр дүйсенбі сайын сату басшысы «Жоспардың орындалуын тексеру» тапсырмасын алады. Тұрақты тапсырма үлгісінде орындаушыны ауыстыруға немесе қайталауды өшіруге болады.
Ағындар (Потоки) — бұл нақты адамға емес, бөлімге берілетін тапсырмалар. Қызметкер тапсырманы «Бухгалтерия» немесе «Заңгерлер» ағынына қояды және кімнің бос екенін іздемейді. Тапсырмалар кезек бойынша автоматты түрде, жауапты адам арқылы қолмен, қызметкерлердің өздері алуымен немесе автоматтандыру ережелері бойынша бөлінеді. Ағынның өз тиімділігі бар — уақытында орындалған тапсырмалардың үлесі; ол ағынды жасаушы белгілеген шектен төмендесе, воронка қызылмен белгіленеді. bitrix24.kz-те ағындар, тұрақты тапсырмалар, ішкі тапсырмалары бар үлгілер және тапсырмалардағы роботтар — «Кәсібиден» бастап.
Егер тапсырмалар CRM-дегі оқиғалардан пайда болуы керек болса — жаңа мәміле, төлем, тиеп жөнелту, — оларды роботтар мен бизнес-процестер қояды. Дайын сценарийлер Битрикс24 бизнес-процестері туралы мақалада жинақталған.
bitrix24.kz тарифтерінде не қолжетімді
| Мүмкіндік | Тегін | Базалық | Стандартты | Кәсіби |
|---|---|---|---|---|
| Тапсырмалар, ішкі тапсырмалар, чек-парақтар, еске салғыштар | иә | иә | иә | иә |
| Канбан, тізім, «Менің жоспарым», мерзімдер, күнтізбе | иә | иә | иә | иә |
| Бақылаушылар және қоса орындаушылар | — | иә | иә | иә |
| Тапсырма бойынша жұмыс нәтижесі | — | иә | иә | иә |
| Аяқталғаннан кейінгі тексеру | — | — | иә | иә |
| Тиімділік (KPI үшін) | — | — | иә | иә |
| Тапсырмалар бойынша уақыт есебі | — | — | қолмен | иә |
| Тұрақты тапсырмалар және ішкі тапсырмалары бар үлгілер | — | — | — | иә |
| «Руковожу» және делегирлеу | — | — | — | иә |
| Ағындар | — | — | — | иә |
| Тапсырмалардағы роботтар | — | — | — | иә |
Тарифтер бағасы — Битрикс24 лицензиялары бетінде. Шағын команданың мерзімдер тәртібі үшін әдетте «Стандартты» жеткілікті: онда жұмысты тексеру және тиімділік бар. «Кәсіби» басшыға тұрақты тапсырмалар, «Руковожу» жиынтығы және бөлімдерге арналған ағындар маңызды болғанда керек.
Неден бастау керек: бірінші аптаның жоспары
- Компания құрылымын толтырыңыз — бөлімдер мен басшыларды. «Руковожу» бөлімі мен басшылардың бағыныштылар тапсырмаларына қолжеткізуі соған байланысты.
- Ережелер туралы келісіңіз: тапсырма ретінде қойылғанда ғана тапсырма бар деп саналады; тапсырманың бір орындаушысы және соңғы мерзімі болады; нәтиже қойылымда сипатталады.
- Қайталанатын істерді — есептерді, салыстыруларды, тексерулерді — тұрақты тапсырмаларға көшіріңіз.
- Аяқталғаннан кейінгі тексеруді тек маңызды тапсырмалар үшін қосыңыз.
- Мәртебелер бойынша жиналысты мерзімі өткендер мен тиімділікті қараумен алмастырыңыз — кездесуде тек тұрып қалған нәрсені талқылаңыз.
Ең қиыны — баптау емес, команданың әдеті. Қызметкерлер мессенджерде емес, жүйеде жұмыс істеуі үшін не істеу керектігін команданы CRM-ге қалай үйрету туралы мақалада жаздық.
Жиі кездесетін қателер
- Тапсырмаларды соңғы мерзімсіз қою — олар мерзімі өткендер қатарына түспейді, ал тиімділік ештеңе көрсетпейді.
- Тапсырманы мессенджерде қайталау — уағдаластықтар тапсырмада емес, хат алмасуда қалады.
- Аяқталғаннан кейінгі тексеруді барлық тапсырмаларға қатарынан қосу — басшы тексерулерге батып, жұмысты қарамай қабылдай бастайды.
- Тапсырманы орындаушыға емес, өзіңізге қою — мұндай тапсырмалар тиімділікте есептелмейді.
- Компания құрылымын толтырмау — «Руковожу» бөлімі бос, ал басшы бөлімнің тапсырмаларын көрмейді.
