Мәміле жабылды, шот қойылды, менеджер келесі клиентке ауысты — ал ақша келмеді. Бұл туралы бір айдан кейін, бухгалтер қарыздарлар тізімін жібергенде білінеді. Ол кезде клиент шотты «есіне түсірмейді», ал менеджер — уағдаластықтарды. B2B-дегі дебиторлық берешек нашар клиенттерден емес, шот жіберілгеннен кейін оны ешкім қадағаламағаннан өседі.
Битрикс24-те шот — сатылары, төлем мерзімі және роботтары бар CRM элементі. Яғни клиентке еске салуды, менеджерге тапсырма қоюды және басшыға дабыл қағуды CRM өзі істей алады. Шоттарды мәміледен қалай қоюды, қандай сатылар енгізуді, еске салуларды қалай баптауды, CRM төлем туралы қайдан білетінін және олардың қайсысы bitrix24.kz тарифтерінде қолжетімді екенін талдаймыз.
Ақша қайда жоғалады
- Шот 1С-те, ал клиент — CRM-де. Менеджер шоттың төленгенін көрмейді және қоңырау шалмайды; бухгалтер көреді, бірақ қоңырау шалмайды — оның жұмысы емес.
- Төлем мерзімі жоқ. Шотта «5 банктік күн ішінде төлеу» деп жазылған, бірақ олардың қашан біткенін ешкім санамайды.
- Адам еске салады. Менеджер есінде сақтаса — еске салады; жаңа өтінімдермен жүктелсе — ұмытады.
- Басшы соңғы болып біледі. Қарыздарлар тізімі айына бір рет бухгалтериядан келеді, ол кезде қарыздардың бір бөлігі 30 күннен ескі.
- Қайталанатын шоттар қолмен қойылады. Жалға алу, қызмет көрсету, абоненттік төлем — ай сайын біреу есіне түсіруі керек.
Мәміледен шот — бір минутта
Битрикс24-те шот бірнеше жолмен жасалады және барлық жағдайда клиентпен байланысты қалады: қай мәміле бойынша қойылғаны, кім жауапты және әрі қарай не болғаны көрінеді.
| Қайдан жасау | Қашан қолайлы | Не көшіріледі |
|---|---|---|
| Мәміле карточкасынан | Шарттар келісілді, қою керек — B2B-дегі негізгі жол | Клиент, тауарлар мен қызметтер, сома, жауапты |
| Компания немесе контакт карточкасынан | Мәмілесіз бір реттік қызмет | Клиент пен реквизиттер; тауарлар қолмен қосылады |
| «Шоттар» бөлімінен | Шоттар тізімімен жұмыс, мысалы, бухгалтер | Ештеңе — барлық өрістер карточкада толтырылады |
| Роботпен | Мәміленің белгілі бір сатысында шот бәріне керек | Мәміледен бәрі, менеджердің қатысуынсыз |
| Тұрақты шот | Жалға алу, қызмет көрсету, жазылым — кесте бойынша | Шот үлгісі; CRM өзі жасап, жібереді |
Шоттың баспа түрі CRM құжаттар үлгісінен алынады — Қазақстанға арналған жинақта ол бар, реквизиттері, ТМК және тауарларымен; үлгілерді өзіңізге қалай баптауды құжаттар генераторы туралы мақалада талдадық. Шотты карточкадан хатпен, SMS арқылы немесе ашық желі чатына — WhatsApp, Telegram — сілтемемен жіберуге болады, егер клиент сізге бұрын жазған болса.
Шот сатылары — дебиторлық берешекті бақылаудың өзі
Шоттарда, мәмілелердегідей, сатылары бар канбан бар, оларды өз процесіңізге сай қайта атауға және толықтыруға болады. Төлемдерді бақылауға бес саты жеткілікті — және сатының тек менеджердің қолымен ғана емес, мерзім бойынша да өзгеруі маңызды.
- Қойылды — шот жасалды, құжат қалыптастырылды.
- Жіберілді — клиентке кетті; осы сәттен бастап төлем мерзімі есептеледі.
- Мерзімі өтті — төлем мерзімі өтті, төлем жоқ; мұнда шотты робот ауыстырады.
- Төленді — ақша келді; саты шот пен мәмілені жабады.
- Жойылды — клиент бас тартты немесе шот қайта қойылды.
Төлем мерзімі — шоттың бөлек өрісі. Оны әрқашан толтырыңыз: роботтар мен «мерзімі өткен» сүзгісі дәл содан есептейді. Шартта «5 банктік күн» болса, нақты күнді қойыңыз — CRM банктік күндерді сіздің орныңызға санай алмайды.
Менеджердің қатысуынсыз еске салулар
Шотта роботтар қойындысы бар — мәмілелердегі роботтардың өзі: хат немесе хабарлама жіберу, тапсырма қою, хабарландыру, сатыны ауыстыру. Жұмыс тізбегі былай көрінеді.
| Қашан | Робот не істейді | Кімге |
|---|---|---|
| «Жіберілдіге» ауыстырылғаннан кейін бірден | Шот пен төлем мерзімі бар хат | Клиентке |
| Төлем мерзіміне 2 күн қалғанда | Шотқа сілтемесі бар сыпайы еске салу | Клиентке |
| Мерзімнен кейінгі күні | «Шот бойынша қоңырау шалу» тапсырмасы және «Мерзімі өттіге» ауыстыру | Менеджерге |
| Мерзімнен 7 күн өткенде | Хабарландыру және мерзімі өткен шоттар тізімі | Басшыға |
| Мерзімнен 14 күн өткенде | Бухгалтерге немесе заңгерге тапсырма — талап-арыз | Бухгалтерге |
Клиентке еске салуды адамша жазыңыз: «№ … шоттың төлем мерзімі — 14 қараша екенін еске саламыз. Егер төлем жіберіліп қойған болса, бұл хатқа мән бермеңіз». Робот мұндай хаттар үшін шот нөмірі, сомасы және күні қойылатын CRM пошта үлгісін пайдаланады. Басқа сценарийлерге дайын тізбектер — бизнес-процестер мен роботтар туралы мақалада.
CRM төлем туралы қайдан біледі
- Қолмен. Бухгалтер немесе менеджер банктегі түсімді көріп, шотты «Төлендіге» ауыстырады. Шағын бизнестегі ең жиі нұсқа — «кім және қашан» ережесі болса жұмыс істейді.
- 1С-тен. Айырбас бапталған болса, төлем фактісі CRM-ге 1С-тен келеді. Битрикс24 анықтамасы бойынша коннектор ресейлік конфигурацияларға арналған; қазақстандық редакциялар үшін бұл әдетте жетілдіру — толығырақ 1С-пен айырбас туралы мақалада.
- Төлем сілтемесі бойынша. Бөлшек сауда мен шағын сомалар үшін клиент Kaspi сілтемесі арқылы немесе картамен төлейді, статус өзі өзгереді — мұны қалай қосуды Kaspi және Битрикс24 туралы мақалада жаздық.
Тұрақты шоттар: жалға алу, қызмет көрсету, жазылым
Клиент ай сайын бірдей соманы төлесе, шотты қолмен қоюдың қажеті жоқ. Шот карточкасында «Тұрақты шот» блогын қосыңыз: интервал — күн сайын, апта сайын, ай сайын, жыл сайын немесе өзіңіздікі; бірінші шоттың күні; қайталау саны; жасалғаннан кейінгі төлем кезеңі — ол «Төлем мерзімі» өрісіне түседі. Автожіберуді қосыңыз — CRM өзі баспа түрі бойынша құжат қалыптастырып, үлгі бойынша хат жібереді. Мұндай үлгілердің бәрі тұрақты шоттар тізімінде жиналған, онда кім жауапты және келесі шот қашан екені көрінеді. bitrix24.kz-те тұрақты шоттар — «Стандарттыдан».
Басшыға арналған дебиторлық берешек есебі
Күнделікті бақылауға шоттар канбаны жеткілікті: «Мерзімі өтті» сатысындағы сома — сіздің дебиторлық берешегіңіз. Апталық талдау үшін төлем мерзімі бойынша сақталған сүзгілер жасаңыз: 7 күнге дейін, 7-ден 30-ға дейін, 30-дан артық мерзімі өткен — және жауапты бойынша. Клиенттер, мерзімдер және менеджерлер бойынша есеп бір экранда, айлар бойынша динамикасымен керек болғанда — оны BI-конструкторда жинаңыз; ол «Стандарттыдан» бастап қолжетімді. Сол жерде дебиторлық берешекті сату жоспарының қасында көрсетуге болады: жоспарды төлемсіз шоттармен орындау — жиі кездесетін қақпан.
bitrix24.kz тарифтерінде не қолжетімді
| Мүмкіндік | Тегін | Базалық | Стандартты | Кәсіби |
|---|---|---|---|---|
| CRM-дегі шоттар | — | иә | иә | иә |
| CRM құжаттары: шоттың баспа түрі | — | иә | иә | иә |
| Роботтар мен триггерлер | — | иә | иә | иә |
| Тұрақты шоттар | — | — | иә | иә |
| Есептер конструкторы және BI-конструктор | — | — | иә | иә |
| Бизнес-процестер | — | — | — | иә |
Тарифтер бағасы — Битрикс24 лицензиялары бетінде. Мәмілелер бойынша төлемдерді бақылауға «Базалық» жеткілікті. «Стандартты» абоненттік төлемдер болса немесе басшыға клиенттер мен менеджерлер бөлінісіндегі дебиторлық берешек есебі маңызды болса керек.
Жиі кездесетін қателер
- Шоттарды 1С-те қойып, CRM-ге енгізбеу — менеджер төлемдерді көрмейді, роботтарға мерзімді есептейтін ештеңе жоқ.
- Төлем мерзімін толтырмау — «Мерзімі өтті» сатысы ешқашан басталмайды.
- Мәмілені шот қойылған фактісі бойынша «Сәттіге» ауыстыру — сату жоспары орындалды, дебиторлық берешек өседі.
- Тек клиентке еске салу — менеджерге тапсырмасыз және басшыға сигналсыз хатты елемеу оңай.
- Төлемді кім белгілейтінін тағайындамау — шоттар айлап «Жіберілдіде» тұрады, ал дебиторлық есеп басқа жаққа өтірік айтады.
