Знакомая картина в отделе продаж: клиент просит счёт, менеджер открывает прошлогодний файл в Word, копирует БИН и ИИК из письма, перепечатывает позиции из сделки и ставит номер «следующий после последнего». Через неделю бухгалтер находит счёт с чужим Кбе, сумму, которая не совпадает со сделкой, и два документа с одним номером. А сами файлы лежат в почте менеджера, и когда он в отпуске, найти их некому.
В Битрикс24 для этого есть встроенный генератор — «Документы CRM». Шаблон настраивают один раз, а дальше счёт, акт или КП собираются из карточки сделки за пару кликов: с реквизитами обеих сторон, товарами, суммой прописью, номером, печатью и подписью. Разберём, что есть в шаблонах для Казахстана, как сделать свой шаблон, настроить нумерацию и роботов, что доступно на каком тарифе bitrix24.kz и чего генератор не делает.
Как это устроено: шаблон плюс данные сделки
Шаблон — обычный документ Word, в котором вместо конкретных данных стоят коды полей в фигурных скобках: {MyCompanyRequisiteRqCompanyName} — название вашей компании, {RequisiteRqBin} — БИН клиента, {TotalSum} — итог к оплате. Менеджер открывает сделку, нажимает «Документ» и выбирает шаблон — CRM подставляет данные и формирует файл. Документ можно создать из лида, сделки, контакта, компании, счёта, коммерческого предложения или смарт-процесса.
- Ваши реквизиты — из раздела «Мои реквизиты»: название, БИН, адрес, директор, главный бухгалтер, банк с ИИК, БИК и Кбе. Если юрлиц несколько, документ создаётся от основного, а в конкретном документе компанию можно сменить в поле «Моя компания».
- Реквизиты клиента — из реквизитов компании или контакта, привязанных к сделке.
- Товары и итоги — из товаров сделки: наименование, количество, единица, цена, сумма, налог, итог прописью.
- Номер и дата — от нумератора, выбранного в настройках шаблона.
- Печать и подпись — изображения, загруженные в реквизиты вашей компании.
Созданный документ сохраняется в таймлайне сделки и в общем списке «Документ → Список документов». Его можно поправить кнопкой «Редактировать документ», скачать в PDF или DOCX и отправить клиенту: письмом с PDF во вложении, по СМС, если подключён провайдер, или ссылкой в чат открытой линии. Если реквизиты не заполнены, поле в документе останется пустым, поэтому настройка всегда начинается с реквизитов, а не с шаблона.
Шаблоны для Казахстана: что в наборе
Кроме российских, в Битрикс24 есть шаблоны для других стран. Казахстанский набор ставится из карточки сделки: «Документ → Добавить новый шаблон», затем шестерёнка → «Загрузить шаблоны по умолчанию» → Казахстан → «Установить». Мы разобрали этот набор осенью 2026 года:
| Шаблон | Что внутри | Что поправить перед запуском |
|---|---|---|
| Счет (Казахстан) | Счёт на оплату с образцом платёжного поручения: бенефициар, БИН, ИИК, Кбе, банк и БИК; товары, налог, итог прописью | Строка «Код назначения платежа» пустая — впишите КНП. Текст про самовывоз товара уберите, если продаёте услуги |
| Акт (Казахстан) | Акт выполненных работ (оказанных услуг) по форме Р-1 — приложение 50 к приказу Минфина № 562 | Таблица выводит услуги; строку «Договор (контракт)» заполните под свой договор |
| Коммерческое предложение (Казахстан) | КП с контактами вашей компании и ответственного менеджера | Приветствие и финальный абзац перепишите своим тоном |
| Накладная (Казахстан) | Накладная на отпуск запасов на сторону, форма З-2 — приложение 26 | Таблица выводит товары; отпуск и получение подписывают вручную |
| Доверенность (Казахстан) | Доверенность на получение активов, форма Д-1 — приложение 6 | ФИО и удостоверение получателя заполняют вручную |
| Счет-фактура (Казахстан) | Бумажный счёт-фактура с НДС | Плательщики НДС выписывают счета-фактуры в электронном виде в ИС ЭСФ — бумажный шаблон обычно не нужен |
Готовый шаблон — заготовка, а не документ для клиента. Сначала переименуйте его: название шаблона становится именем файла, и клиент получит вложение с пометкой страны в скобках — в справке Битрикс24 прямо предупреждают, что такое письмо похоже на спам. Затем создайте документ по тестовой сделке с реальными реквизитами и прочитайте его целиком, как прочитает клиент: пустые поля, лишние фразы, ставка НДС, сумма прописью.
Свой шаблон: договор и спецификация
Договор у каждой компании свой, согласованный с юристом, поэтому его почти всегда делают своим шаблоном. Порядок такой:
- Возьмите действующую редакцию в Word и замените конкретные данные кодами: название клиента — {RequisiteRqCompanyName}, БИН — {RequisiteRqBin}, директор — {RequisiteRqDirector}, сумма — {TotalSum}, в том числе НДС — {TotalTax}. Полный список кодов есть в карточке сделки: «Документ → Добавить новый шаблон», шестерёнка → «Список полей».
- Товары выводите строкой таблицы. Если коды товара стоят в одной строке, CRM повторит её для каждой позиции. Для списка без таблицы есть блок {PRODUCTS.BLOCK_START} … {PRODUCTS.BLOCK_END}.
- Номер договора, срок поставки, условия оплаты заведите пользовательскими полями сделки — их тоже можно вставить в шаблон.
- Сохраните в DOCX до 2 МБ и загрузите кнопкой «Загрузить». В настройках задайте название, раздел CRM и воронку, к которым привязан шаблон, и доступ — для всех, для отдела или для конкретных сотрудников.
- Проверьте на трёх-пяти реальных сделках — с ТОО и ИП, с товарами и услугами, с НДС и без.
Шаблон привязывается к воронке. Если продажа товаров и продажа услуг идут в разных воронках, у каждой будут свои документы, и менеджер не перепутает договор поставки с договором услуг. Документы из смарт-процессов — например, из договоров или тендеров — печатаются так же; как устроены смарт-процессы, мы разбирали в отдельной статье.
Номер документа: нумератор
Номер ставит нумератор. Его создают в разделе CRM → Ещё → Настройки → Настройки CRM → Нумератор или прямо в шаблоне — кнопкой «Создать» рядом с полем «Используемый нумератор». Номер собирается из частей: префикс, последовательный номер, день, месяц, год, ID сделки или клиента. Для счётчика задают длину и символ-заполнитель, шаг и период работы: постоянно, в пределах дня, месяца или года.
- Счета по годам: префикс «СЧ», год и номер из четырёх цифр со сбросом раз в год — СЧ-2026-0147.
- Сквозная нумерация актов, если так ведёт учёт бухгалтерия: префикс «АВР» и счётчик без сброса.
- Несколько ТОО: опция «Использовать сквозную нумерацию на все мои компании» выключена — у каждого юрлица свои номера.
- Часовой пояс выберите свой: по умолчанию нумератор живёт по времени сервера, и годовой сброс может случиться не в полночь.
Если счета параллельно выставляют в 1С, договоритесь, чей номер главный. Два счётчика дают клиенту два разных номера на один счёт, а бухгалтерии — путаницу при сверке. Почему цифры CRM и 1С расходятся и как это исправить, — в статье про оборот в CRM и 1С.
Печать и подпись
Изображения печати и подписи руководителя загружают в реквизиты вашей компании и в её карточку. Дальше два варианта: включить «Печать и подпись» в меню «…» конкретного документа или отметить в настройках шаблона «С подписью и печатью» — тогда они появятся в каждом документе по этому шаблону. В своём шаблоне место для них задают кодами {MyCompanyRequisiteRqStamp} и {MyCompanyRequisiteRqSignature}.
Роботы: документ появляется на нужной стадии
Чтобы менеджер не собирал документы руками, используют робота «Создать документ» из группы «Оформление документов». Его ставят на стадию воронки: робот создаёт документ по выбранному шаблону, ставит печать и подпись, выбирает вашу компанию и реквизиты, может создать публичную ссылку и дождаться PDF — тогда следующий робот отправит клиенту уже готовый файл.
- «КП отправлено» — робот создаёт КП по шаблону, письмо уходит клиенту с PDF.
- «Счёт выставлен» — счёт с печатью и подписью, ссылка на него уходит в письме или в чате с клиентом.
- «Работы сданы» — акт по форме Р-1 и задача бухгалтеру выписать ЭСФ со сроком. Как увязать CRM с ЭСФ и НДС 16%, мы разбирали в статье о НДС в 2026 году.
Что на каком тарифе bitrix24.kz
| Возможность | С какого тарифа |
|---|---|
| Документы CRM: готовые и свои шаблоны, файл шаблона до 2 МБ | «Базовый» |
| Права доступа к шаблонам документов | «Базовый» |
| Счета и создание счёта из сделки | «Базовый» |
| Роботы и триггеры в сделках | «Базовый» |
| Коммерческие предложения отдельным разделом, конвертация КП в сделку и счёт | «Стандартный» |
| Регулярные счета | «Стандартный» |
| Бизнес-процессы для сложного согласования документов | «Профессиональный» |
КП по шаблону можно сделать прямо из сделки и на «Базовом». Раздел «Предложения» нужен, если КП ведут отдельными объектами со своими стадиями и конвертируют в сделку или счёт. Актуальные цены — на странице лицензий Битрикс24.
Чего генератор документов не делает
- Не выписывает ЭСФ и СНТ. Счёт из CRM и электронный счёт-фактура — разные документы: ЭСФ выписывают в ИС ЭСФ или в 1С и подписывают ЭЦП. CRM может напомнить бухгалтеру и хранить номер ЭСФ в сделке.
- Не заменяет ЭЦП. Печать и подпись в PDF — это изображения из реквизитов.
- Не ведёт взаиморасчёты. Оплаты, долги и акты сверки живут в 1С, в CRM их переносит интеграция — подробнее на странице интеграции с 1С.
- Не исправляет данные. Документ берёт то, что записано в карточке: неверный БИН в реквизитах — неверный БИН в каждом счёте.
Ошибки, которые встречаем чаще всего
- Реквизиты клиента не заведены. Менеджер вписывает БИН и ИИК в документ вручную, и при следующем счёте всё повторяется. Реквизиты заполняют один раз в карточке компании, а если у клиента несколько юрлиц — по реквизитам на каждое, как в статье о дублях компаний.
- Ставка НДС вписана в шаблон текстом. Фраза «в том числе НДС 12%» переживёт любую налоговую реформу. Используйте коды налога, и ставка будет браться из товаров.
- Сумму правят в документе, а не в сделке. «Редактировать документ» меняет только файл: сделка, отчёты и следующий документ останутся со старой суммой.
- Один шаблон на все случаи. Товары и услуги, с НДС и без, ТОО и ИП — проще держать два-три шаблона, привязанных к нужным воронкам, чем объяснять менеджерам, что вычеркнуть.
- Шаблон не перепроверили после смены реквизитов. Сменился банк или директор — создайте тестовый документ и проверьте его до того, как счёт уйдёт клиенту.
Частые вопросы
Есть ли генератор документов на бесплатном тарифе?
Можно ли сделать в Битрикс24 акт по форме Р-1?
Выписывает ли Битрикс24 ЭСФ?
В каком виде документ получает клиент?
Можно ли выставлять документы от нескольких ТОО?
Можно ли сделать шаблон на казахском языке?
Если счета и акты у вас до сих пор собираются в Word, напишите нам. Заполним реквизиты, сделаем шаблоны под ваши формы, настроим нумерацию и роботов на стадиях и проверим всё на ваших реальных сделках. Что ещё входит в настройку, — на странице автоматизации.
