Встроенные отчёты CRM хорошо отвечают на вопрос «сколько продали за месяц». Но руководителю нужно больше: какие товары растут, а какие падают, кто из клиентов перестал покупать, на какой стадии сделки лежат неделями, кто из менеджеров звонит, а кто только закрывает сделки. Обычно за этим идут в Excel: выгрузка, сводная таблица, и через неделю всё по новой.
В Битрикс24 для этого есть BI-конструктор: отчёты с графиками и таблицами собираются прямо по данным портала и обновляются сами. Разберём, чем он отличается от обычной CRM-аналитики, какие готовые отчёты в нём есть, какие пять отчётов стоит собрать руководителю, как сделать свой и что из этого доступно на тарифах bitrix24.kz.
Чем BI-конструктор отличается от CRM-аналитики
BI-конструктор построен на Apache Superset. По возможностям он похож на Google Looker Studio, но работает внутри Битрикс24: данные никуда не выгружаются, отдельные лицензии не нужны. Кроме сделок и лидов, ему доступны задачи, звонки, бизнес-процессы и смарт-процессы.
| Что сравниваем | CRM-аналитика | BI-конструктор |
|---|---|---|
| Что показывает | Готовые отчёты: воронка, динамика продаж, сравнение периодов, план продаж | Любые разрезы: товары, клиенты, менеджеры, стадии, звонки, задачи |
| Свои отчёты | Нет, только фильтры | Да: графики, таблицы, вычисляемые поля, SQL |
| Источники данных | Лиды и сделки | CRM, задачи, звонки, бизнес-процессы, смарт-процессы, внешние источники |
| Свежесть данных | Текущие данные | Обновляются раз в час |
| Тариф на bitrix24.kz | С «Базового» | Со «Стандартного» |
Готовые отчёты: с чего начать
После подключения в разделе уже есть набор стандартных отчётов. Они сами собирают данные портала, ничего настраивать не нужно. Стандартный отчёт изменить нельзя, но можно сделать его копию и дополнить своими графиками. Отчёты удобно разложить по задачам.
- Продажи: «Аналитика сделок», «Динамика продаж», «Комплексная аналитика сделок», «Товарная аналитика сделок», «Основные показатели бизнеса».
- Лиды и маркетинг: «Динамика лидогенерации» и «Аналитика лидогенерации»: источники, конверсия по каналам.
- Клиенты: «ABC-анализ клиентов» и «Удержание и отток клиентов»: новые, удержанные, вернувшиеся и ушедшие.
- Звонки: «Аналитика звонков» показывает связь звонков с продажами и активность менеджеров по дням.
- Задачи и процессы: «Управление нагрузкой и эффективностью», «Задачи: скорость завершения», «Аналитика бизнес-процессов», «Аналитика смарт-процессов».
Пять отчётов, которые стоит собрать руководителю
Стандартные отчёты дают общую картину. Ниже пять отчётов, которые мы чаще всего собираем руководителям поверх них. Все строятся на наборах данных, которые уже есть в BI-конструкторе.
| Отчёт | На какой вопрос отвечает | Из каких данных |
|---|---|---|
| Выручка по менеджерам и месяцам | Кто приносит деньги и как это меняется | Успешные сделки: ответственный, сумма, дата закрытия |
| Где застревают сделки | На какой стадии сделки лежат дольше всего | История стадий сделок: дата попадания на каждую стадию |
| Продажи по товарным группам | Что продаётся, а что падает | Товары в сделках: количество, цена, скидка |
| ABC и отток клиентов | Кто приносит 80% выручки и кто перестал покупать | Готовые отчёты ABC-анализа и удержания, дополненные своими фильтрами |
| Звонки и дела менеджеров | Кто работает с клиентами, а кто только закрывает сделки | Звонки, дела CRM, последняя коммуникация с клиентом |
Самый полезный из пяти обычно второй. В CRM видно, на какой стадии сделка сейчас, а история стадий показывает, сколько дней она провела на каждой. Если «Согласование» занимает 12 дней при общем цикле сделки в 20, тема ближайшей планёрки понятна. Отток клиентов удобно разбирать вместе со статьёй про спящих клиентов, а выручку по менеджерам ставить рядом с планом продаж.
Как собрать свой отчёт
- Начните с копии. Откройте ближайший стандартный отчёт и сделайте копию: графики и наборы данных в ней уже настроены.
- Добавьте график. Выберите набор данных (сделки, товары, история стадий, звонки), тип графика, показатель и разрез.
- Сложное считайте в SQL. Если показатель собирается из нескольких таблиц, запрос пишут в SQL Lab и сохраняют как свой набор данных.
- Задайте период по умолчанию. В фильтрах отчёта укажите период, с которым он открывается: отчёт за месяц грузится быстрее, чем за год.
- Проверьте часовой пояс. По умолчанию отчёты считают время сервера, +03:00 даже на bitrix24.kz. Поменяйте часовой пояс в настройках Битрикс24 в разделе «Аналитика», иначе вечерние сделки уедут в следующий день.
- Найдите свои поля. Пользовательские поля в отчёте видны кодом вида UF_CRM, код смотрите в настройках пользовательских полей CRM.
Обновление данных, права и доступ по ссылке
Данные в BI-конструкторе обновляются раз в час, так что это инструмент для решений, а не для слежки за сделкой в реальном времени. Распределять доступ к отчётам по ролям и группам можно с «Профессионального»: на «Стандартном» отчёты работают, но настроить, кто какие видит, нельзя. Отчёт можно показать человеку без доступа к порталу, например собственнику или партнёру: публичная ссылка открывается по паролю и сама перестаёт работать в заданный срок, а фильтры по структуре компании в ней зафиксированы.
Внешние данные: реклама, CSV и 1С
С «Профессионального» в отчёт можно добавить расходы из рекламных кабинетов Google, Meta, Яндекса и VK, загрузить CSV-файл и подключить внешние коннекторы; базы MySQL и PostgreSQL подключаются только на «Энтерпрайзе». Расход на рекламу рядом с выручкой из CRM даёт то, что обычно ищут в сквозной аналитике. 1С подключают через модуль «Битрикс Аналитика», который ставится на сервер 1С; по справке он пока рассчитан на небольшие объёмы данных. Если обмен 1С и CRM уже настроен, проще строить отчёты по данным CRM, подробнее в статье про обмен с 1С.
Что доступно на тарифах bitrix24.kz
| Возможность | Бесплатный | Базовый | Стандартный | Профессиональный |
|---|---|---|---|---|
| CRM-аналитика | нет | да | да | да |
| BI-конструктор и готовые отчёты | нет | нет | да | да |
| Строк в таблицах данных | нет | нет | 1 000 000 | 5 000 000 |
| Обновление данных | нет | нет | раз в час | раз в час |
| Поделиться отчётом по ссылке | нет | нет | да | да |
| Права доступа по ролям | нет | нет | нет | да |
| Рекламные кабинеты, CSV, внешние коннекторы | нет | нет | нет | да |
Цены тарифов есть на странице лицензий Битрикс24. Если отчёты смотрит один руководитель, хватает «Стандартного». «Профессиональный» нужен, когда отчёты открывают несколько отделов с разными правами или в отчёт нужно добавить рекламу.
Частые ошибки
- Строить отчёты по неубранной базе: сделки без суммы и источник «другое» дадут красивый, но неверный график. Сначала наведите порядок в CRM.
- Пытаться править стандартный отчёт: это нельзя, работайте с копией.
- Оставить часовой пояс сервера: сделки, закрытые вечером, попадут в следующий день.
- Открывать отчёт сразу за год: он грузится долго, задайте период по умолчанию.
- Ждать мгновенных цифр: данные обновляются раз в час.
- Понизить тариф до «Базового», не сохранив отчёты: свои отчёты удалятся вместе с конструктором.
