Битрикс24-тен мәмілелерді Google Кестеге шығару: төрт тәсіл және қайсысын таңдау керек

Енгізу жобаларының көбінде ерте ме, кеш пе бір өтініш айтылады: «Мәмілелер Google Кестеге өздігінен түсіп тұратындай жасауға бола ма?» Себебі әркімде әртүрлі. Директор он жыл бойы сатылымды кестеден қарап үйренген, CRM-ді ашқысы келмейді. Бухгалтерия төлемдерді шарттар тізімі бойынша салыстырады. Қоймаға «қолжетімді минус сатылған» қалдығы керек. Дилерге порталға кіргізбей, өз мәмілелерін көрсету қажет.

Міндет бір түйме сияқты көрінеді, ал оны Битрикс24-те шешудің төрт тәсілі бар — екі-үш рет басатын экспорттан бастап, кестені бірнеше минут сайын жаңартатын өз скриптіңізге дейін. Олар сапасымен емес, шешетін міндетімен ерекшеленеді. Төменде — әрқайсысы не істей алатыны, неге тірелетіні және тұрақты жүктеу шамамен бір айдан кейін басатын сегіз тырма.

Алдымен бір сұрақ: бір рет пе, тұрақты ма

Қалғанының бәрі осы жауапқа байланысты. Бір реттік жүктеу — бұл файл: жүктедіңіз, есептедіңіз, ұмыттыңыз. Тірі синхрондау — шағын жүйе: оның іске қосылу аралығы, қол жеткізу құқықтары, иесі және бұзылу жолы бар. Көңіл қалудың жартысы екінші міндетті біріншінің құралымен шешкенде болады: менеджер әр жұма сайын Excel жүктеп, жолдарды ортақ файлға қолмен қояды — бір күні оларды бір бағанға жылжытып қойғанша.

• Кесте қаншалықты жиі жаңаруы керек? Айына бір рет, күніне бір рет немесе бірнеше минут ішінде — бұл үш түрлі шешім.
• Ол өз құрылымын сақтауы керек пе? Қойындылар, бағандар реті, формулалы жолдар — файл жылдар бойы қолданылып келсе, оны құралға бола ешкім өзгертпейді.
• Оны кім оқиды? Бір басшы ма, бүкіл бөлім бе, әлде компаниядан тыс адамдар ма — құқықтар да, өрістер жиыны да осыған байланысты.

1-тәсіл. Мәмілелер тізімінен экспорт

Кіріктірілген мүмкіндік, ештеңе қосудың қажеті жоқ. Мәмілелерді «Тізім» режимінде ашыңыз, керегін сүзіңіз — мысалы, тоқсандағы сәтті мәмілелерді, — кестенің үстіндегі тегершікпен бағандарды баптаңыз, содан кейін «Баптаулар → Excel-ге экспорт» немесе «CSV-ге». Google Кестеде файл «Файл → Импорттау» арқылы ашылады.

• Файлға тізімдегі нәрсе түседі. Жолдар — сүзгі бойынша, бағандар — тізім баптауы бойынша. «Барлық өрістерді экспорттау» белгісі тізімде жасырылғанды да шығарады.
• Тауарлар — бөлек опциямен: «тауар позициялары бойынша егжей-тегжейімен». Үш тауары бар мәміле үш жол алады, ал мәміле сомасы әрқайсысында қайталанады: баған бойынша жай қосынды айналымды асырып көрсетеді.
• Мәміле ID-і әрқашан шығарылады. Бұл бағанды өшірмеңіз — кейін деректер сол арқылы салыстырылады және телнұсқалар табылады.
• Экспорт құқығы керек. Мәмілелер, контактілер мен компаниялар үшін ол бөлек бапталады, бұл жақсы: базаны бір түймемен алып кету мүмкін емес. Толығырақ — клиенттік базаны қорғау туралы мақалада.
• CSV немесе Excel. CSV басқа порталға көшіруге, Excel талдауға ыңғайлы.

Қашан жеткілікті. Бір реттік талдау, иесіне айына бір рет есеп, бухгалтериямен салыстыру, деректерді көшіру. Шегі қайда. Бұл — жүктеу сәтіндегі көрініс: бір сағаттан кейін ол ескіреді, ал жаңарту үшін бәрін қолмен қайталау керек.

2-тәсіл. BI-конструктор — кесте емес, есеп керек болғанда

«Кестеге шығарып беріңіз» деген өтініштің артында көбіне басқа тілек тұрады: жоспар-фактіні, айлар бойынша динамиканы, менеджерлер бойынша сатылымды көру. Ол үшін кестені әлі құрастыру керек — жиынтық кестелер, графиктер, формулалар. Битрикс24-те мұндай міндетке BI-конструктор бар: Apache Superset негізіндегі кіріктірілген есеп құралы, ол порталдың ішінде жұмыс істейді және деректерді сыртқа бермейді.

bitrix24.kz прайсы бойынша ол «Стандартты» тарифтен бастап кіреді, деректер сағатына бір рет жаңарады, лимит — «Стандартты» тарифте деректер жиынындағы миллион жолдан «Энтерпрайзде» он миллионға дейін. Бөлек мүмкіндік — BI-аналитика: есептеріңіз Google Looker Studio, Microsoft Power BI немесе Yandex DataLens-те болса, ол портал деректерін сонда береді; барлық тарифте қолжетімді емес.

Қашан жеткілікті. Басшыға жолдар емес, көрсеткіштер керек. Шегі қайда. Бұл кесте емес: мәміленің тұсына түсініктеме жаза алмайсыз немесе формуласы бар өз бағаныңызды қоса алмайсыз, ал үйреншікті файлдың көпжылдық құрылымын есеп қайталамайды. Онда жарнаманы қалай есептеу керегі — сквозды аналитика туралы мақалада.

3-тәсіл. Дайын қосымшалар мен кодсыз сервистер

Битрикс24 Маркетінде лидтер мен мәмілелерді Google Sheets-ке белгіленген аралықпен немесе оқиға бойынша шығаратын қосымшалар бар: қай өрістерді қай параққа жазу керегін баптайсыз — кесте өздігінен жаңарады. Дәл осымен сыртқы коннектор-сервистер де айналысады, онда «мәміле өзгерді → жолды жаңарту» сценарийі тінтуірмен жиналады.

• Бір-екі сағатта іске қосылады, бағдарламашысыз.
• Бұл — жазылым. Коннекторларда оған қоса операциялар саны бойынша тариф бар: айына мыңдаған мәміле болса, құнын алдын ала есептеңіз.
• Құрылым — қосымша істей алатын шекте. Әдетте бір мәміле — бір жол, таңдауға болатын өрістер жиыны, әртүрлі сүзгілер бойынша бірнеше парақ. Тауар позицияларын бағандарға шығаруды немесе формулаларыңыз бар жолдарға тимеуді бәрі бірдей істей алмайды — кестенің көшірмесінде тексеріңіз.
• Деректер бөгде әзірлеушінің сервері арқылы өтеді. Клиенттік база үшін бұл сұрақ орнатқаннан кейін емес, орнатуға дейін қойылады.
• Қазақстаннан төлеуді және қосымшаның сіздің портал аймағыңызда қолжетімді екенін тексеріңіз.

Қашан жеткілікті. Компания ішінде оқылатын қарапайым «бір мәміле — бір жол» кестесі. Шегі қайда. Деректерді стандартты емес орналастыру және олардың қайда сақталатынына қойылатын талаптар.

4-тәсіл. Вебхук және өз скриптіңіз

Ең икемді нұсқа және кестені өзіне емес, өзін кестеге бейімдейтін жалғыз тәсіл. Құрылымы қарапайым: Битрикс24-те кіріс вебхук жасалады — портал деректерін сұратуға болатын құпия мекенжай; шағын скрипт белгіленген аралықпен порталдан өзгерген мәмілелерді сұрап, оларды кестеге жазады. Скрипт тікелей кестенің ішінде (Google Apps Script) немесе серверде тұра алады — бұл типтік интеграциялардың бірі.

• Вебхук. «Қосымшалар → Әзірлеушілерге → Дайын сценарийлер → Басқа → Кіріс вебхук» бөлімінде жасалады, құқығы — тек CRM. Ол оны жасаған қызметкердің атынан әрекет етеді және дәл сол қызметкер көретінді ғана көреді.
• Мәмілелерді сұрату. Портал мәмілелерді 50 жазбадан тұратын беттермен береді; өзгерту күні бойынша сүзгі тек алдыңғы іске қосудан бері өзгергенді алуға мүмкіндік береді.
• Кодтарды ашу. Кезеңдер, жауаптылар мен тізім өрістері кодпен келеді; скрипт оларды порталдың анықтамалықтары бойынша атауларға ауыстырады.
• ID бойынша жазу. Скрипт осындай мәміле ID-і бар жолды іздейді: тапса — жаңартады, таппаса — қосады. Ешқашан соңына соқыр түрде қоса салмайды.
• Аралық және журнал. Бірнеше минут сайын іске қосу және қанша мәміле өңделгені мен қателер болған-болмағаны жазылатын бөлек парақ.

Көлем туралы. Кәдімгі тарифтердегі портал секундына екі сұрауды тұрақты көтереді, ал қысқа уақытқа — қатарынан елуге дейін. Google Apps Script-тің бір іске қосылуы алты минутпен шектелген, ал аралық бойынша жиынтық жұмыс уақыты — тегін Google аккаунтында тәулігіне 90 минут, Workspace-те алты сағат. Іс жүзінде бұл мынаны білдіреді: 25 мың мәміленің алғашқы толық жүктеуін — 500 сұрау, шамамен төрт минут — жасауға болады, бірақ әрең сыяды, ал тауар позицияларымен сыймайды. Сондықтан тарих бір рет және бөліктермен көшіріледі, әрі қарай скрипт тек өзгерістерді алады — бұл секундтар. Google Кестенің өзі 20 миллион ұяшыққа дейін сыйғызады, бірақ бүкіл парақ бойынша ауыр формулалар лимиттен әлдеқайда ерте баяулай бастайды.

Қашан керек. Кестенің өзгертуге болмайтын құрылымы бар: бағыттар бойынша қойындылар, бағандардағы тауарлар, жоғарыда қалдықтар мен формулалары бар жолдар. Шегі қайда. Бұл — әзірлеу: оны бір рет жасап, кейін сүйемелдеу керек — воронка және өрістермен бірге өзгертіп отыру қажет.

Төрт тәсіл бір кестеде

Тірі синхрондаудың сегіз тырмасы

Алғашқы аптада кез келген жүктеу жұмыс істейді. Мәселелер кейінірек келеді және әрдайым дерлік бірдей.

• Кестеде атаулардың орнына кодтар. Кезең C3:UC_K7X2PM түрінде, жауапты — 14 саны, тізім өрісінің мәні — 152 болып келеді. Кодтарды ашпай кестені оқу мүмкін емес, ал анықтамалықтар өзгереді: кезең қостыңыз — сәйкестікті жаңартыңыз. Қызметкерлердің атын қою үшін вебхукке пайдаланушыларды оқу құқығы да керек болады.
• Жолдардың телнұсқалары. Әр өзгерісте мәмілені соңына қоса салатын скрипт бір аптадан кейін бір мәмілеге бес жол және бес есе асырылған айналым береді. Жазу — тек ID бойынша: бір мәміле, бір жол.
• Жойылған мәмілелер мәңгі қалады. Тізім сұрауы жойылғанды жай қайтармайды, жол байқалғанша кестеде тұра береді. ID тізімін мерзімді салыстыру немесе жою оқиғасын өңдеу қажет.
• Сәтсіз мәмілелер қорытындыны бұзады. Алдын ала шешіңіз: оларды кестеден алып тастау, бояу немесе бөлек қойындыға көшіру. «Бәрі бола берсін» деген бас тартулар кіріп кеткен айналыммен — және сандар неге сәйкес келмейді деген даумен аяқталады.
• Тауарлар. Мәміледе олар бірнеше болуы мүмкін және әр мәміле бойынша бөлек сұратылады. Жұмыс басталғанға дейін олардың қалай орналасатынын келісіңіз: тауарға бір жол ма, әлде тауарлар бойынша бағандар ма — және мәміле сомасы деп не саналады.
• Күндер бір тәулікке жылжиды. Уақыт уақыт белдеуімен келеді; оны «тікелей» күнге дейін қиып тастасаңыз, түн ортасына жақын жасалған мәмілелер көрші күнге түседі — күндік есеп CRM-мен сәйкес келмейді.
• Деректердің қасындағы қолмен түзетулер. Біреу «Түсініктеме» бағанын қосып, парақты сұрыптады — түсініктемелер орнында қалды, ал мәмілелер жылжып кетті. Жүктеу парағына тек скрипт жазуы керек; жазбалар, есептер мен формулалар — ID бойынша сілтемесі бар көрші парақтарда. Қорытынды жолдарына скрипт тимеуі керек.
• Вебхук адамға байланған. Ол оны жасаған қызметкердің құқықтарымен жұмыс істейді: оның қолжетімділігін тарылттыңыз немесе жұмыстан кеткен соң есептік жазбасын өшірдіңіз — жүктеу жұтаңдайды немесе тоқтайды, ал бұл туралы бос кестеден біледі. Вебхукті техникалық есептік жазбадан жасаңыз және іске қосу журналын жүргізіңіз.

Қауіпсіздік: кесте — базаңыздың көшірмесі

Мәмілелерді Google Кестеге шығару — клиенттік базаның бір бөлігін қол жеткізу құқықтары мен оқиғалар журналы жұмыс істейтін CRM-нен тыс шығару. Сақтауға тұрарлық үш ереже.

• Сілтеме бойынша емес, тізім бойынша қолжетімділік. «Сілтемесі бар барлық адам» — оны біреу жіберген кез келген адам. Қолжетімділікті нақты мекенжайларға беріңіз, оқырмандарға — «өңдеу» емес, «қарау».
• Вебхук — CRM-нің кілті. Оның мекенжайы бар адам иесінің құқықтары шегінде мәмілелерді оқи да, өзгерте де алады. Кестенің редакторлары оған кіріктірілген скриптті вебхук мекенжайымен бірге көреді — сондықтан не редакторлар санаулы болсын, не скрипт кестеден бөлек тұрсын. Вебхук иесіне CRM-де тек мәмілелерді оқу құқығын қалдырыңыз.
• Кестеге — тек керегі. Төлемдер бойынша есепке клиенттердің телефондары мен мекенжайлары қажет емес. Порталдан дербес деректер неғұрлым аз шықса, кестемен дұрыс емес адаммен бөліссе, салдары соғұрлым аз.

Нені таңдау керек: қысқа алгоритм

• Айына бір рет немесе сирек керек — тізімнен экспорт. Сүзгіні қайта жинамас үшін сақтап қойыңыз.
• Көрсеткіштер мен графиктер керек — BI-конструктор; кесте мұнда артық буын.
• Өз адамдарыңызға арналған тірі жазық кесте керек — Маркеттегі қосымша, жазылымды алдын ала есептеп.
• Кесте бұрыннан бар, оның өз құрылымы бар және оны тек сіздің қызметкерлеріңіз ғана оқымайды — вебхук және скрипт.
• Мәмілелерді тікелей кестеде түзетіп, олар CRM-де өзгергенін қалайсыз — тоқтаңыз. Екіжақты синхрондау түзетулер қақтығысы мен шындықтың екі көзін білдіреді; адамдарды кезеңді CRM-де ауыстыруға үйрету арзанырақ.

Кесте «қазір бізде не бар» деген сұраққа жауап береді. CRM «неге осылай болды» деген сұраққа жауап береді. Біріншісін шығару керек, түзетуді — тек екіншісінде.

Жиі қойылатын сұрақтар

Жүктеу «кеше керек еді» болса, тізімнен экспорттан бастаңыз — ол осы айдың есебін жабады. Ал ол есептеліп жатқанда, бір параққа кестенің қандай болуы керегін жазыңыз: бағандар, қойындылар, кім оқиды және қаншалықты жиі. Осы парақпен тәсіл таңдау он минут алады. Көмек керек пе — бізге жазыңыз: кесте мен порталды қарап, төрт тәсілдің қайсысы сіздікі екенін айтамыз.